O aplicativo Xero

Criada por Suporte Bravo, Modificado em Qui, 7 Jul, 2022 na (o) 12:55 PM por Isabelle Fernandes

Planos Freshdesk: Disponivel no Pro e Enterprise.

Planos Omnichannel: Disponível no Pro e Enterprise.

O aplicativo do Freshdesk com Xero permite que você registre as entradas da planilha de horas do Freshdesk como itens faturáveis nas faturas de rascunho do Xero. O aplicativo permite que as empresas criem faturas pelo tempo gasto no atendimento ao cliente diretamente do Freshdesk. Seus agentes agora podem criar rascunhos de faturas e vinculá-los a entradas de folha de ponto de tíquetes no Freshdesk.

Nota: Para evitar que os agentes criem várias faturas no Xero para a mesma entrada na folha de ponto, o Freshdesk limita você a associar um tíquete a uma entrada na folha de ponto a apenas uma fatura por vez. Os agentes não podem fazer alterações ou excluir uma fatura existente. Se um agente deseja alterar a fatura vinculada a um tíquete, um administrador deve primeiro excluir o rascunho da fatura existente no Xero. Em seguida, os agentes devem desvincular a fatura existente no Freshdesk e criar uma nova. Portanto, é altamente recomendável que você vincule as entradas da planilha de horas a um rascunho de fatura somente depois que o tíquete for resolvido completamente e nenhuma nova entrada da planilha de horas for esperada.

Uma rápida integração do Xero com o Freshdesk:

Faça login em sua conta do Freshdesk como administrador
Vá para Administrador> Operações de suporte> Aplicativos> Obter mais aplicativos
Procure por Xero e clique em Instalar
Insira o URL da sua conta Freshdesk e sua chave API na seguinte página de configurações e clique no botão ' Conectar ao Xero '
Você será redirecionado para a página de login do Xero
Faça login em sua conta Xero com as credenciais Xero correspondentes
Depois de permitir o acesso ao Freshdesk, você será redirecionado para a guia Configurações do Xero (em Admin> Support OperationsApps) dentro do Freshdesk

O Plano de contas - Freshdesk puxará todos os nomes de conta associados ao cabeçalho da conta Receita no 'Plano de contas' do Xero. Especifique quais contas você deseja que os agentes acessem ao criar rascunhos de faturas. Uma conta precisa ser definida para os itens de linha que não têm um item de estoque associado.

'Vendas' sempre será selecionado por padrão. Se 'Vendas' não existir, a primeira conta que existe em 'Receita' no Xero será considerada padrão.
Estoque - especifique quais itens de estoque você deseja que os agentes acessem ao criar notas fiscais. As entradas da folha de ponto podem ser associadas a itens de estoque Xero que têm um preço de venda definido de acordo com a taxa horária que uma empresa deseja cobrar de um cliente. Essa taxa seria, portanto, aplicada aos itens de linha faturados (entrada do quadro de horários) e o valor total da fatura será calculado automaticamente. O administrador do Xero simplesmente precisa aprovar esta fatura e encaminhá-la ao cliente para pagamento

Usando o aplicativo:

Os agentes podem usar o aplicativo Freshdesk-Xero para associar as planilhas de tempo dos tíquetes que eles resolveram aos rascunhos de faturas do Xero. Assim que um tíquete for fechado e as planilhas de ponto finalizadas, o agente pode selecionar o botão 'Criar fatura' para criar um rascunho de fatura no Xero.

Se o nome da empresa do solicitante do tíquete ou a ID de e-mail corresponder a um contato no Xero, você poderá ver todas as faturas associadas a esse contato / empresa.

Quando um agente clica em 'Criar fatura', a folha de ponto do tíquete atual é preenchida automaticamente na tela de rascunho da fatura. Os agentes podem associar cada entrada da folha de ponto a um item de estoque. Os agentes poderão selecionar apenas os itens que os administradores autorizaram para exibição por meio da página de configuração do aplicativo. Para faturas que já estão associadas a um ticket, os agentes podem clicar na opção 'Visualizar'; essas entradas seriam somente leitura.

Se um item de estoque do Xero for selecionado, o preço unitário e as taxas de imposto relacionadas serão aplicados automaticamente no Xero. Se nenhum item de estoque existir ou se um agente optar por não vincular um item de estoque a uma entrada na folha de ponto, os agentes terão que selecionar um nome de 'Conta'. Este nome de 'Conta' será aplicado a todas as entradas de folha de ponto que não possuem itens de estoque vinculados a eles.

Depois que um agente preencheu todos os detalhes, clicar no botão 'Criar' vinculará o rascunho da fatura Xero resultante ao tíquete do Freshdesk. Posteriormente, na página de detalhes do tíquete, os agentes podem ver o nome da fatura e o status atual da mesma. Eles também podem visualizar detalhes adicionais da fatura a qualquer momento clicando no link 'Visualizar'.

Observação: os administradores precisam aprovar o rascunho das faturas no Xero antes de enviá-las aos clientes. Os administradores também poderão excluir faturas do Xero.

FAQs

Continuo recebendo essa mensagem de erro. Por quê?

O aplicativo permite que você vincule entradas da planilha de horas aos rascunhos do Xero apenas se a 'Empresa' do solicitante em sua conta do Freshdesk corresponder a um campo 'Contato' em seu Xero. Você também pode adicionar entradas de quadro de horários a rascunhos se a ID de e-mail do solicitante no Freshdesk corresponder a uma ID de e-mail do contato principal no Xero.
Se nenhum dos detalhes corresponder, o aplicativo Xero exibirá a mensagem acima.
Quando abro o aplicativo Xero, não há o botão 'Criar fatura'. Por quê? Para que o aplicativo Xero exiba qualquer controle para 'Criar fatura', o tíquete deve ter uma entrada de quadro de horários anexada a ele. Se você anexou uma entrada de quadro de horários ao tíquete e o aplicativo ainda não mostra o botão 'Criar fatura', atualize a página.
Eu adicionei um tíquete / cometi um erro ao adicionar um tíquete a uma fatura, mas não consigo removê-lo ou alterá-lo. Como eu posso fazer isso?
A partir de agora, as faturas, uma vez criadas, não podem ser editadas através do aplicativo. Se desejar remover qualquer tíquete adicionado a um rascunho de fatura ou fazer qualquer outra alteração, você terá que fazer isso por meio do Portal Xero. Portanto, é aconselhável adicionar transações apenas quando o rastreamento do tempo for final e a fatura para a qual ele é desejado for determinada.
Se eu criar uma fatura por meio do aplicativo, ela será enviada automaticamente ao cliente?
Não. As faturas que você cria no aplicativo Xero para Freshdesk são apenas ' Rascunho de faturas' . O administrador da sua conta Xero terá que aprovar todas as faturas em rascunho antes de serem emitidas para um cliente.
Não consigo alterar a hora na fatura. Como eu faço isso?
O tempo adicionado à fatura é obtido diretamente da entrada da folha de ponto do Freshdesk. Para fazer qualquer alteração na hora na fatura, altere a entrada do quadro de horários, exclua o rascunho da fatura existente com a hora incorreta e crie uma nova.
É obrigatório selecionar a opção 'Plano de contas' na tela 'Criar fatura'?
Não. Não é. A seleção de um item de estoque irá associar automaticamente a fatura ao 'Plano de conta' apropriado para esse item de estoque.
Qual é a unidade de tempo que é passada para o Xero ao gerar uma fatura?
As unidades são passadas em termos de horas. Ou seja, se você inseriu uma entrada de folha de ponto para 1:15 ou 1 hora e 15 minutos, o Xero processará sua unidade de fatura como 1,25 e cobrará de acordo.
Não selecionei um item de estoque da lista para vincular à fatura. Devo selecionar uma opção de 'Plano de contas' agora?
sim. Normalmente, o seu helpdesk associará automaticamente uma fatura a uma opção de 'Plano de contas' com base no item que você selecionou. Se você não selecionou nenhum item, deve selecionar a opção “Plano de contas” para vincular às entradas da folha de ponto do tíquete.
Existem cinco entradas de folha de ponto em uma fatura. Vinculei itens de estoque para dois deles. Se eu vincular um nome de conta de 'Plano de contas' à fatura agora, o que acontecerá com as entradas?
Selecionar um nome de conta no cenário acima fará com que três coisas aconteçam:
1. As entradas da folha de ponto com itens de estoque já vinculados não serão perturbadas.
2. O nome da conta que você selecionar em Plano de contas será vinculado às outras três entradas da planilha de ponto que não possuem itens de estoque vinculados a eles.
3. As entradas de folha de ponto com nomes de contas vinculados a elas serão passadas para o Xero com um valor unitário de 1 (um). Embora todas as taxas de impostos relacionadas sejam aplicadas, os funcionários terão que fazer modificações no número de unidades no Xero antes que o projeto de fatura seja aprovado.