Encaminhe e converta seus e-mails de suporte em tíquetes no Freshdesksk

ÍNDICE

• Adicionando seu e-mail
• Etapas para adicionar seu e-mail de suporte
• Verificando seu e-mail
• Adicionando e-mail BCC
• Um guia rápido sobre a configuração de BCC
• Encaminhando e-mails de uma caixa de entrada privada para o portal de suporte

Adicionando seu e-mail

Ao criar uma conta Freshdesk, você recebe um endereço de e-mail parecido com este: suporte@suaempresa.freshdesk.com. Você pode compartilhar isso com seus clientes e pedir-lhes que enviem suas perguntas para este endereço. Qualquer e-mail enviado para este endereço torna-se um tíquete no Freshdesk. O cliente que enviou a pergunta se torna o solicitante do ticket.

Se você já tem um e-mail como suporte@suaempresa.com, pode continuar a compartilhar esse endereço de e-mail com seus clientes para entrar em contato com você. Porém, você terá que encaminhar os e-mails que chegam a esse endereço para o Freshdesk para que sejam transformados em tíquetes em sua conta. Mostraremos como você pode fazer isso.

Etapas para adicionar seu e-mail de suporte

1. Vá para Admin > Canais > Email

2. O Freshdesk terá criado um e-mail de suporte padrão e o listado na seção 'E-mails de suporte global', conforme mostrado abaixo. Este e-mail nada mais é do que aquele que você recebeu ao se inscrever: suporte@suaempresa.freshdesk.com.

3. Agora, insira seu endereço de e-mail de suporte real (ou seja, suporte@suaempresa.com) - para o qual seus clientes escrevem.

Seu endereço de e-mail de suporte também será o endereço de resposta para todos os e-mails que você enviar do portal de suporte.

Conforme você insere o e-mail de suporte, a caixa de texto para encaminhar seus e-mails é modificada. Este e-mail é invisível para seus clientes. Copie este endereço de e-mail.

Você pode atribuir todos os tickets que vêm de seu e-mail de suporte a qualquer grupo de agentes, escolhendo os grupos listados em Atribuir ao grupo. Isso será útil quando você configurar várias caixas de correio em seu helpdesk. Como alternativa, você pode usar as regras de automação de criação de tíquetes para rotear automaticamente tíquetes para grupos específicos.

4. Clique em Salvar

Verificando seu e-mail

Verificando seu endereço de e-mail antes de iniciar o encaminhamento:

• A próxima etapa é verificar se suporte@suaempresa.com é realmente o seu e-mail. Você deve ter recebido um e-mail do Freshdesk para support@yourcompany.com com um link de verificação.

• Clique no link de verificação no e-mail para confirmar o seu endereço de e-mail. Você também pode copiar e colar o link em seu navegador. Depois de verificar este endereço com sucesso, você precisa configurar o encaminhamento para que o Freshdesk possa começar a capturar e-mails enviados para este endereço como tíquetes.

Depois de adicionar um endereço de e-mail de suporte à sua conta, você terá que verificar e configurar as regras de encaminhamento em seu email. Siga as etapas abaixo para ativar seu endereço de e-mail de suporte.

1. Vá para Admin > Canais > Email

2. Clique em Verificar , correspondente ao e-mail a ser ativado.

3. Copie o endereço de encaminhamento do Freshdesk gerado para o e-mail.

4. Acesse seu email e vá para Configurações > Encaminhamento e POP / IMAP . Adicione o e-mail copiado como um endereço de encaminhamento.

Consulte os seguintes artigos sobre como configurar o encaminhamento em seu email.

• Gmail
• Microsoft Office 365

5. Quando terminar, clique em Avançar

6. Você receberá um código de ativação na próxima tela. Copie o código, cole-o na página de configurações da caixa de entrada de e-mail e clique em Salvar.

7. Quando terminar, clique em Avançar e seu e-mail será verificado.

Adicionando e-mail BCC

A gerência de nível superior pode querer saber o que está acontecendo em seu suporte sem ser adicionado como agentes. Você pode adicionar seus endereços de e-mail como BCC ao configurar a caixa de correio de suporte.

Um guia rápido sobre a configuração de BCC

1. Faça login em seu portal de suporte como administrador

2. Clique na guia Admin

3. Em Canais , clique em E-mail

4. Clique em Configurações avançadas acima dos e-mails de suporte listados

5. Clique no link Definir e-mail Cco automático

6. Digite todos os endereços de e-mail que deseja adicionar como BCC, separados por vírgulas

7. Clique em Salvar e os endereços de e-mail BCC serão adicionados imediatamente

Você também pode usar seus próprios servidores de e-mail para enviar e receber e-mails se estiver no plano Floresta. Saiba mais .

Encaminhando e-mails de uma caixa de entrada privada para o portal de suporte

Ocasionalmente, seus clientes podem enviar e-mails aos agentes de suporte diretamente ou você pode ter uma caixa de entrada cheia de e-mails que precisam ser convertidos em tíquetes de suporte. Isso pode ser feito apenas encaminhando-os para seu endereço de e-mail de suporte. Os tickets encaminhados do endereço de e-mail de um agente verificado serão criados no nome do cliente que enviou o e-mail ao agente. Mas quando você encaminha e-mails existentes de uma caixa de correio que não está associada a um agente, o solicitante será definido com o endereço de e-mail que você usou para encaminhar a mensagem e a data e hora do tíquete será a hora em que o e-mail foi encaminhado. Atualmente, esse recurso é compatível apenas com os seguintes idiomas - inglês, francês, espanhol, alemão, holandês e português do Brasil.

 Nota importante:

 Se você configurou várias caixas de correio em sua conta do Freshdesk, os e-mails enviados de uma caixa de correio integrada com o Freshdesk para outra não serão convertidos em um tíquete. Por exemplo, se você integrou a caixa de correio A e a caixa de correio B à sua conta do Freshdesk, os e-mails enviados da caixa de correio A para B (ou B para não se tornarão tickets. Isso é feito para evitar loop de e-mail.

 Para o Office-365, certifique-se de que seu observador de Firewall ou Anti-spam não esteja bloqueando seus emails do Freshdesk.

Se você enfrentar qualquer problema ao verificar seu e-mail de suporte, escreva para support@freshdesk.com e ficaremos felizes em ajudá-lo.