Formato de arquivo suportado : somente CSV ou XLSX .
Converta todos os seus arquivos em CSV/XLSX antes de tentar importar os dados para seu aplicativo da web.
Existem 4 coisas importantes que você precisa saber ao importar contatos de um arquivo CSV/XLSX. Eles são descritos em detalhes abaixo:
Preparando seu arquivo CSV/XLSX
Importando o arquivo
Campos de mapeamento
Razões para falha na importação de dados
Preparando seu arquivo CSV/XLSX
Certifique-se de que a linha de cabeçalho do seu arquivo CSV/XLSX tenha uma coluna que possa ser mapeada para o campo Email ID para que a importação seja bem-sucedida.
O arquivo não deve ser maior que 5 MB.
Se você quiser atribuir contatos automaticamente aos usuários, crie uma coluna com os endereços de e-mail dos usuários e mapeie essa coluna para o campo Proprietário .
Se algum campo for de seleção múltipla, os valores do campo devem ser separados por ponto e vírgula (;) no arquivo CSV/XLSX. Ex: digamos que o campo Concorrentes envolvidos é um campo de seleção múltipla. A coluna do concorrente no CSV/XLSX deve ser:
Observação: o endereço de e-mail deve ser o endereço de e-mail que o usuário usa para entrar
Importando o arquivo
Clique na guia Contatos .
Na página de visualização da lista de contatos, clique no botão Importar contatos .
Na sobreposição Importar contatos , clique em Carregar seu arquivo CSV/XLSX de contato e navegue pelos arquivos em seu dispositivo para escolher o arquivo desejado. Verifique se o formato do arquivo é CSV/XLSX.
Depois de selecionar o arquivo, você verá o nome do arquivo aparecer acima do botão Remover .
Se desejar substituir o arquivo CSV/XLSX, clique em Remover e comece de novo.
Depois de carregar um arquivo CSV/XLSX, escolha uma das duas opções:
Criar novos contatos- Isso cria todos os dados do arquivo CSV/XLSX como novos registros.
Crie novos contatos e atualize os existentes com ou sem substituição
Identifica duplicatas entre o arquivo CSV/XLSX e os registros integrados combinando-os com base nos seguintes identificadores:E-mail*
ID do registro
Número de telefone*
Número de Trabalho
Além disso, todos os campos do tipo 'Campo de texto' e 'Número' serão detectados automaticamente e poderão ser usados para correspondência.
* Nota :
- Quando o e-mail é usado como um identificador:
- O campo de e-mail no CSV/XLSX corresponderá apenas ao e-mail principal do lead/contato para encontrar duplicatas. Endereços de e-mail secundários, se houver, não serão considerados.
- O arquivo CSV/XLSX será combinado com leads e contatos para identificar duplicatas.
- Se você estiver importando vários e-mails para um lead ou contato por meio do arquivo CSV/XLSX, o primeiro e-mail da célula será considerado o identificador.
- Se o arquivo CSV/XLSX tiver uma única coluna para vários e-mails em que cada e-mail é uma coluna separada por ponto e vírgula, o primeiro e-mail de cada célula será usado como identificador para encontrar duplicatas.
- Quando o número de telefone é usado como um identificador: somente se houver uma correspondência exata entre o valor do campo no arquivo CSV e o registro armazenado, o registro será considerado duplicado.
Exemplo: se um registro em contiver 9003241245 e o arquivo CSV tiver um registro contendo número de telefone como +1-9003241245, os dois registros não serão considerados duplicados
Decida o que fazer com os registros identificados como duplicados:
Ignorar a importação de todos os registros duplicados
Você pode optar por ignorar a importação de todos os registros duplicados. Isso impedirá que o aplicativo da web atualize os registros que já estão presentes. Você também receberá um e-mail de resumo da importação com um arquivo CSV contendo todos os registros ignorados.Atualizar todos os registros duplicados
- Com Sobrescrever: Atualiza todos os campos e sobrescreve os valores presentes nos campos.
- Sem sobrescrever: Atualiza apenas os campos que estão vazios.
- Escolha um formato de data: escolha o formato de data para todos os campos de data presentes em seu arquivo CSV/XLSX. Você pode escolher entre um dos três formatos a seguir:
- DD/MM/AAAA
- MM/DD/AAAA
- AAAA/MM/DD - Gerenciar listas de marketing e assinaturas de e-mail: Escolha o status e os tipos de assinatura Clique na caixa de seleção para inscrever seus contatos em e-mails. Certifique-se de que seus leads consentiram em receber e-mails de sua organização.
- Gerenciar proprietário de vendas e estágio do ciclo de vida: Escolha um usuário que será atribuído como proprietário para todos os registros não atribuídos, ou seja, o campo proprietário é deixado em branco no arquivo CSV/XLSX. Você também pode adicionar o estágio do ciclo de vida para atribuir aos contatos.
6. Quando estiver pronto, clique em Avançar para mapear os campos.
Campos de mapeamento
A sobreposição Map Columns to Fields que você vê agora é exclusivamente para mapear as colunas em seu arquivo CSV/XLSX com os campos disponíveis. Os dados de um contato do seu arquivo são exibidos ao lado dos respectivos cabeçalhos para ajudá-lo a mapear melhor os campos.
Observação: O campo Email deve ser mapeado para que a importação seja concluída.
Mapear os campos corretamente é fundamental para o sucesso da importação. Então, aqui está uma lista de know-how para ajudá-lo a fazer isso direito:
40 campos são oferecidos por padrão.
Se você tiver colunas que não podem ser mapeadas com nenhum desses 40 campos, poderá criar campos personalizados.
Ao tentar importar um arquivo sem dados nos campos obrigatórios, sua importação não terá sucesso. Preste atenção à lista de campos obrigatórios da sua conta antes de importar o arquivo CSV para garantir que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos com valores relevantes.
Você pode criar no máximo 100 campos personalizados para contatos.
Você precisará criar esses campos personalizados antes de iniciar a importação para poder mapear suas colunas com eles.
Ao mapear um contato/conta para o proprietário de vendas, verifique se o arquivo CSV contém o endereço de e-mail do proprietário de vendas na coluna 'Proprietário de vendas' e NÃO o nome do proprietário de vendas. Adicionar o nome não mapeará o proprietário de vendas para o registro.
Se houver colunas que você não deseja importar, você pode pular essas colunas simplesmente não mapeando-as com nenhum campo.
À medida que os campos são mapeados, eles ficam indisponíveis para mapeamento com outra coluna (os campos são distintos).
Se você quiser mapear um campo que já foi mapeado com uma coluna para outra coluna, será necessário remover esse campo. Depois de remover esse campo, a coluna e o campo ficam disponíveis para mapeamento novamente.
Quando uma coluna é mapeada para o campo Nome (sob a categoria Campos de conta), seus valores são pesquisados em busca de correspondências na guia Contas . Se um valor corresponder a uma conta existente, o registro será criado como um novo contato e será associado a essa conta. Da mesma forma, se uma correspondência não for encontrada, uma nova conta será criada com esse valor e o registro - o novo contato, será associado a essa conta.
Além do campo Nome , os valores das colunas mapeadas para outros campos relacionados (identificados nos campos Conta), como o site ou endereço da empresa, são importados para os respectivos campos nas Contas .
Por fim, verifique se o tipo de campo corresponde ao tipo de valor na coluna. Por exemplo, se você estiver tentando mapear a coluna Número de vezes contatado , precisará encontrar um campo que aceite valor numérico, como o campo Número. Se você o mapeou para um campo que é uma caixa de texto, os valores da coluna Número de vezes que foi contatado não serão importados.
7. Após terminar de mapear os campos, clique em Importar .
Se o seu arquivo CSV/XLSX for pequeno, a importação é instantânea e você verá uma etiqueta verde que informa o número de importações bem-sucedidas. Se você marcou a caixa de seleção Atualizar , também poderá saber o número de contatos que foram atualizados durante a importação.
Se o arquivo CSV/XLSX for grande, você receberá um e-mail com os mesmos dados quando a importação for concluída.
Onde posso ver meus contatos importados?
Você pode visualizar todos os contatos importados na exibição Novos contatos .
Por que alguns dos meus dados não foram importados?
Esses podem ser os possíveis motivos pelos quais alguns de seus dados não foram importados.
Endereço de e-mail inválido - Se os endereços de e-mail em seu arquivo CSV/XLSX não estiverem no formato adequado (por exemplo: johndoe@sales , johndoe.com)
Duplicação - Se o endereço de e-mail de um contato já estiver presente no sistema, esse contato será ignorado. Isso ocorre porque cada contato deve ter um endereço de e-mail exclusivo.
Colunas não mapeadas - Colunas que não são mapeadas com nenhum campo.
Tipo de campo impróprio - Se o tipo de campo for diferente do tipo de valor na coluna.
Valores da lista de opções - Se você estiver mapeando uma coluna com valores para uma lista de opções (como botão de opção/caixa de seleção/menu suspenso) com um campo (também uma lista de opções), verifique novamente se os valores na coluna correspondem aos as opções do campo (lista de opções).
Por exemplo: se você tiver uma coluna com os valores 1, 2, 3 para o número de contatos tentados e quiser mapeá-la para um botão de opção (campo), certifique-se de que esse botão de opção tenha 1, 2, 3 como as escolhas do campo.
Os administradores podem definir limites para os usuários sobre quantos registros podem importar e atualizar para o dia.
Observação: o limite de importação pode ser definido apenas para módulos de contato/conta/negociação e não para módulos personalizados
Para configurar isso,
Vá para Configurações de administrador > Funções > Escolha uma função (digamos, Usuário de vendas)
Em Permissões > Ações , defina o limite para criar e atualizar registros durante a importação
Os usuários de vendas receberão uma nota durante a importação que os informa para não exceder o limite de importação definido pelo administrador
Clicar no símbolo de informações obteria mais detalhes sobre a importação
Os usuários de vendas receberão uma mensagem de aviso ao exceder os limites de importação. A funcionalidade de importação também será desativada naquele dia.
Caso o usuário vendedor tente ultrapassar o limite de importação, uma mensagem de erro será lançada e os registros não serão gerados.
A página do histórico de importação que você acessa após cada importação fornece informações sobre os registros que foram importados e ignorados.
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