O que são tipos de registro e como usá-los?

Criada por Aram Gryka, Modificado em Qui, 9 Mar, 2023 na (o) 5:28 PM por Aram Gryka

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Os tipos de registro permitem que você classifique dados em contatos, contas, negócios e módulos personalizados para que usuários de diferentes funções possam consumir e atualizar dados no CRM de maneiras diferentes. Isso é possível por ter diferentes permissões de campo e escopo de dados por tipo de registro por função. Com base no tipo de registro, os administradores também podem configurar diferentes tipos de processos de acompanhamento ou automações, como fluxos de trabalho, sequências e regras de atribuição automática.

Por exemplo, a Acme é uma empresa de arquitetura e reforma residencial que presta serviços a clientes que buscam necessidades de reforma/arquitetura residencial por meio de fornecedores que oferecem esses serviços.

Um vendedor da Acme atenderia a dois tipos de clientes - contatos e fornecedores. As informações que o vendedor deseja capturar para contatos e fornecedores seriam diferentes. Além disso, ambos os tipos seguem processos de negócios diferentes, por exemplo: Um fluxo de trabalho pode ser configurado para acionar a criação de uma página de perfil para fornecedores confirmados, mas esse processo não é necessário para clientes. Uma sequência de vendas pode ser configurada para os clientes enviarem e-mails/SMS de acompanhamento.

Vamos ver os detalhes com um exemplo

Campos de amostra para o tipo de fornecedor

Categoria de serviço comercial

Subcategoria

Tipo de companhia

URL do site

Descrição do negócio

Campos de amostra para o tipo de cliente

Categoria de serviço comercial

Subcategoria

Status do projeto

Hora de começar

Nível de preço

Nível de qualidade

Todos os campos listados acima podem ser criados no módulo Contatos, mas apenas campos relevantes podem ser selecionados para tipos relevantes usando a configuração de Tipos de registro. Alguns campos podem ser comuns em um ou mais tipos de registro. Portanto, no exemplo acima, a categoria e a subcategoria de serviços comerciais devem ser marcadas como 'editáveis' em ambos os tipos de contato. O tipo de empresa, o URL do site e a descrição do negócio devem ser marcados como 'editáveis' no tipo de fornecedor, mas 'ocultos' no tipo de cliente e vice-versa para status do projeto, hora de início, nível de preço e nível de qualidade. Esse mesmo tipo de configuração pode ser estendido para um nível de função. Por exemplo, um usuário de marketing não precisa ter acesso ao campo 'nível de qualidade' no tipo de cliente, mas um usuário de vendas precisará de acesso.

Como criar um novo tipo de registro?

Para criar um novo tipo de registro,

Vá para Configurações de administrador > Funções > Escolha uma função. Por exemplo: Usuário de vendas

Na guia Tipos de registro, escolha o módulo para o qual deseja criar um Tipo de registro. Por exemplo, Contatos

Clique em Adicionar tipo de contato

Na sobreposição ADICIONAR TIPO DE CONTATO , dê um nome ao tipo de registro, por exemplo. Fornecedor. Você pode selecionar apenas as funções que precisam de acesso ao novo tipo de registro que está prestes a criar. As funções de administrador e administrador de conta sempre terão acesso a todos os tipos de registro.

Clique em Salvar. O tipo de registro Fornecedor agora foi criado.

Escopo dos Tipos de Registro

Você pode escolher o escopo do tipo de registro para a função - Editável/Somente leitura/Oculto no menu suspenso.

Editável - Todos os registros pertencentes ao tipo de fornecedor serão acessíveis e editáveis.

Somente leitura - Todos os registros pertencentes ao tipo de fornecedor serão somente leitura

Oculto - Todos os registros pertencentes ao tipo de fornecedor serão ocultados

Nota: 
Precedência de função para um escopo Global/Território/Restrito com um tipo de registro oculto: O escopo do tipo de registro terá precedência, pois o usuário não poderá ver os registros com o tipo de registro oculto.

Permissões de campo

Na criação de um tipo de registro, as permissões de campo serão buscadas na configuração definida para o módulo (Admin Settings > Module settings). Você pode personalizar em cima da configuração inicial clicando em 'Gerenciar permissões de campo' ao lado do tipo de registro do fornecedor

Você pode configurar essas permissões de campo por função por tipo de registro - somente leitura, oculto, editável, opções de campo e obrigatório.

Somente leitura: o usuário pode visualizar o valor do campo, mas não pode editá-lo
Oculto: o usuário não poderá visualizar o campo
Editável: o usuário pode visualizar e editar valores de campo
Escolhas de campo: As opções para campos de escolha múltipla (suspenso, rádio e seleção múltipla) podem ser configuradas. Por exemplo: Para o tipo de registro 'Fornecedor', você pode selecionar uma nova categoria de negócio chamada 'Pintura Exterior'. Mas para o tipo de registro Cliente, a opção 'Pintura externa' pode ser ocultada, até que você integre fornecedores suficientes.

Observação:  a seleção de opções é a mesma para todas as funções de um tipo de registro e pode variar para os tipos de registro.

Obrigatório: Os campos para um tipo de registro podem ser obrigatórios/obrigatórios. Isso significa que, se você não marcou um campo como obrigatório nas configurações do módulo, tem a opção de marcá-lo como obrigatório em uma função ou nível de tipo de registro.

Clique em Salvar

Observação:  o administrador deve configurar as permissões de campo para todos os tipos de registro e para todas as funções conforme explicado acima.

Configurações do módulo x permissões de campo

A tabela a seguir ajudará você a entender o comportamento do campo com base nas configurações do módulo versus configurações de função/tipo de registro:

Categoria	Configurações do módulo	Permissões de campo
Criação de campo	Você pode criar campos a partir das configurações do módulo	Você não pode criar um campo em um nível de função ou tipo de registro.
Exclusão de campo	Se um campo for excluído em um nível de módulo, o campo não existirá em nenhum lugar do CRM	A exclusão de campo não é possível em nível de função ou tipo de registro
Ocultação de campo	Os campos ocultos em um nível de módulo não aparecerão nos formulários. Os campos ocultos são acessíveis em outros locais do CRM	Possível por meio de permissões de campo e é aplicável apenas a um tipo de registro e a função correspondente
Propriedade necessária	Se um campo for obrigatório/exigido em nível de módulo, ele será aplicado a todas as funções e tipos de registro e não poderá ser alterado em nível de função ou tipo de registro	Os campos podem ser obrigatórios para um tipo de registro e função específicos
Adição rápida	Os campos que devem ser refletidos no formulário de adição rápida para a criação de registros podem ser definidos em nível de módulo	A adição rápida não pode ser configurada nas permissões de campo
propriedade única	A exclusividade de um campo pode ser definida apenas no nível do módulo	Você não pode marcar um campo como exclusivo em uma função ou nível de tipo de registro
Dependência de campo	Possível configurar através das configurações do módulo.	Não é possível por meio de permissões de campo
Ordem dos campos dependentes	Possível configurar através das configurações do módulo.	Não é possível por meio de permissões de campo
Valores para campos de múltipla escolha	Não é possível configurar através das configurações do módulo.	Possível configurar através de permissões de campo. A seleção de opções está em um tipo de registro+nível de função.
Grupo e subgrupos	Os campos podem ser agrupados e subagrupados em um nível de módulo. O agrupamento será refletido em todo o produto - página de detalhes, formulários, etc.	Os campos não podem ser agrupados em um nível de função ou tipo de registro. O agrupamento em nível de módulo será aplicado a funções e tipos de registro.
posição de campo	A posição do campo em um formulário ou grupo ou subgrupo pode ser definida em nível de módulo	As posições de campo não podem ser definidas em um nível de função ou tipo de registro
texto de espaço reservado	Possível configurar através das configurações do módulo.	Não é possível por meio de permissões de campo
Dica de ferramenta	As dicas de ferramentas para campos só podem ser configuradas no nível do módulo	As dicas de ferramentas não podem ser configuradas em um nível de função ou tipo de registro
Rótulo e rótulo interno	Os rótulos de campo podem ser configurados apenas no nível do módulo	Os rótulos de campo não podem ser configurados em um nível de função ou tipo de registro
Outras propriedades, como formatação de número ou definição de fórmula	A formatação do número e a configuração da fórmula só podem ser feitas no nível do módulo	A formatação de número e a configuração de fórmula não são possíveis em nível de função ou tipo de registro.

Observação:  
os tipos de registro podem ser criados para módulos padrão e personalizados. 
Você pode adicionar 25 tipos de registro por módulo.

Onde você pode visualizar a marca Tipo de registro no produto?

Páginas de detalhes

Os tipos de registro aparecerão na página de detalhes de um registro (padrão e personalizado) e não podem ser editados em linha.

Obs.:  Se houver apenas um tipo de registro em um módulo, o tag não aparecerá.

Filtros

Os usuários podem filtrar dados com base nos tipos de registro (tipos editáveis e somente leitura) e salvá-los como exibições de lista ou executar ações em massa nas exibições filtradas.

Nota: 
1) Você não pode editar/atualizar em linha um tipo de registro 
2) Você não pode atualizar tipos de registro em massa

Como posso editar um tipo de registro?

Vá para Função > Tipos de registro > Clique no ícone Reticências e clique em Editar

Você pode alterar o nome do tipo de registro e as funções que podem acessar esse tipo de registro de uma só vez.

Como posso excluir um tipo de registro?

Na guia tipos de registro na página de funções, clique no ícone de reticências e clique em Excluir

No prompt exibido, você pode migrar todos os registros com este tipo de registro para um tipo de registro diferente antes da exclusão

Quais são os tipos de registro padrão?

Quando o recurso Tipos de registro estiver ativado em sua conta, todos os módulos (contatos/contas/negócios/módulos personalizados) terão um tipo de registro padrão. O tipo de registro padrão terá todas as permissões existentes que você configurou intactas (tanto em nível de módulo quanto de função).

Os administradores podem usar o ícone de reticências para definir um tipo de registro diferente como padrão.

Onde os tipos de registro padrão ajudarão durante a criação de registros?

Registros criados através	Tipo de registro
Formulários	O tipo de registro selecionado ao criar o registro por meio do formulário. Por padrão, o tipo de registro padrão estará no estado selecionado, que pode ser alterado pelo usuário.
Webforms Clássicos	Tipo de registro selecionado no formulário da web
Aplicativos de mercado	Se a integração for via Admin/Account Admin API, o tipo de registro padrão do Admin/Account Admin será usado. Se a integração for via API do usuário, será usado o tipo de registro padrão do usuário que configurou a integração. Ex.: Zapier.
APIs	Se nenhum valor for passado via API, o valor de fallback será o tipo de registro padrão do usuário.
Importar	O campo de tipo de registro é suportado para mapeamento durante a importação. Uma explicação detalhada sobre a importação pode ser encontrada abaixo neste artigo.
Freddy duplica a fusão	O tipo de registro do registro ao qual estamos mesclando.
Viagens	O tipo de registro selecionado ao criar o registro por meio do Journey.
Criador de páginas de destino	O tipo de registro padrão do usuário que criou a página inicial.
Chamadas recebidas (de um número desconhecido e quando o campo 'mobile' é único)	O tipo de registro padrão do administrador da conta.
chamada de saída	O tipo de registro padrão do usuário que está fazendo a chamada.
Widget de bate-papo do agente	O tipo de registro padrão do usuário/agente.
robôs	O tipo de registro padrão do administrador da conta.

Como os campos dependentes funcionam em conjunto com os tipos de registro?

Campos dependentes podem ser marcados como somente leitura/ocultos na página de permissões de campo. As permissões de campo aplicadas a um tipo de registro em uma função serão aplicadas automaticamente a todos os tipos de registro nessa função. No entanto, a permissão de campo pode ser diferente para outras funções.

Cenário 1: para a função de usuário de vendas, o campo da subcategoria Comercial está marcado como editável no tipo de contato padrão (tipo de registro padrão), somente leitura no tipo de registro Cliente e oculto no tipo de registro Fornecedor.

Se a subcategoria Business agora estiver configurada como um campo dependente nas configurações de dependência, a permissão para o campo será redefinida como 'editável' para todos os tipos de registro nessa função.

Cenário 2: Se o campo da subcategoria Comercial estiver marcado com a mesma permissão (editável/somente leitura/oculto) em todos os tipos de registro e também for configurado como um campo dependente, as permissões de campo selecionadas na função de usuário de vendas serão retidas.

Cenário 3: Se o campo da subcategoria Comercial estiver marcado como obrigatório para o tipo de registro Cliente e for configurado como um campo dependente, a propriedade 'obrigatória' nas permissões de campo para todos os tipos de registro e todas as funções serão removidas. Nesse caso, a propriedade necessária do campo dependente só pode ser definida na página de configurações de dependência.

Cenário 4: Se as opções do campo da subcategoria Negócios forem selecionadas por meio de permissões de campo e o campo também for configurado como um campo dependente, as opções configuradas por meio da dependência de campo terão precedência e serão refletidas em todos os tipos de registro e todas as funções. O link de mapeamento de escolha em permissões de campo será desativado.

Cenário 5: Se as opções do campo da subcategoria Negócios forem selecionadas por meio da dependência de campo, após a qual a dependência é desativada/excluída, o link Gerenciar opções nas permissões do campo será alterado para o estado ativado. E para começar, todas as opções estarão no estado selecionado .

Nota: 
1. As opções de gerenciamento e a propriedade obrigatória nas permissões de campo serão desativadas para os campos dependentes, pois as opções e a propriedade obrigatória dos campos dependentes podem ser configuradas apenas na página de configurações de dependência. 
2. Colunas editáveis, somente leitura e ocultas serão habilitadas para campos dependentes. No entanto, a permissão para o campo dependente será a mesma para todos os tipos de registro em uma função. Pode ser diferente para outras funções. 
3. Qualquer campo obrigatório não pode ser marcado como somente leitura. Isso se aplica a todos os cenários em que um campo pode ser marcado como obrigatório - em um tipo de registro/nível de função ou marcado por meio de dependência de campo ou marcado por meio de configurações de formulário (configurações do módulo)

Como usar tipos de registro ao criar e atualizar registros?

Formulários

Ao abrir um formulário para criar um registro, você pode selecionar o tipo de registro. O tipo de registro padrão aparecerá no menu suspenso, que pode ser alterado. Os campos que aparecem no formulário são baseados no tipo de registro escolhido. Se o tipo de registro for alterado, o formulário será recarregado para refletir o novo tipo de registro.

Os usuários podem criar registros em um tipo de registro específico se sua função tiver acesso de edição ao tipo de registro específico. Por exemplo, se houver cinco tipos de registro no total, dois dos quais são editáveis, um no estado somente leitura e o outro no estado oculto para uma função de usuário de vendas, os usuários de vendas só poderão criar registros nos dois registros editáveis tipos. Os tipos de registro somente leitura ou ocultos não aparecerão no formulário.

Você não pode alterar a posição dos tipos de registro no formulário de adição rápida (a partir do topo), pois os campos nos formulários são carregados com base no tipo de registro escolhido.

Um tipo de registro existente pode ser atualizado no formulário Editar

Durante a Importação

Na primeira etapa da importação, você pode escolher um valor alternativo para o tipo de registro.

Por padrão, o tipo de registro padrão do usuário que está importando os registros estará no estado selecionado. Os usuários podem escolher um tipo de registro diferente ao qual tenham acesso.
O tipo de registro de fallback é usado se o arquivo csv/xlsx não tiver uma coluna de tipo de registro ou se os valores na coluna de tipo de registro forem nulos ou inválidos.
Na Etapa 2, os usuários podem mapear a coluna de tipo de registro presente no arquivo csv/xlsx para o campo de tipo de registro no CRM. Todos os campos obrigatórios em cada tipo de registro deverão ser preenchidos. Por exemplo: Se houver 3 tipos de registro com 2 campos obrigatórios cada, durante a importação, o usuário deverá mapear 6 campos obrigatórios que serão aplicados a todos os registros que estão sendo importados

Nota:  Somente tipos de registro editáveis para o usuário/função aparecem no fluxo de importação. Campos somente leitura e ocultos não aparecem.

Um tipo de registro existente pode ser atualizado via Importação por substituição

Como as permissões de campo se aplicam no CRM

Filtros de página de lista	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível para filtragem. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível para filtragem.
página de lista	Se algum campo for somente leitura para um tipo de registro, o valor do campo não poderá ser editado para registros pertencentes ao respectivo tipo de registro. Se algum campo estiver oculto para um tipo de registro, o valor do campo não será exibido para registros pertencentes ao respectivo tipo de registro.
Personalização da coluna	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível para seleção. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível para seleção.
página de detalhes	As permissões de campo do tipo de registro específico ao qual o registro pertence serão aplicadas.
Importar	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível para mapeamento. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível para mapeamento.
fluxos de trabalho	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível sob condições. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível sob condições.
Regras de atribuição automática	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível sob condições. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível sob condições.
Sequências de vendas	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível sob condições. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível sob condições.
Webforms	As permissões de campo do tipo de registro selecionado durante a criação do formulário da web serão aplicadas.
Modelos de e-mail	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível como um espaço reservado. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível como espaço reservado.
Análise - Campos	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível nos relatórios. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível nos relatórios.
Segmentos	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível para filtragem. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível para filtragem.
Viagens	Se algum campo tiver permissão somente leitura ou edição em qualquer um dos tipos de registro acessíveis, esse campo estará disponível sob condições. Se um campo estiver oculto para todos os tipos de registro acessíveis, esse campo não estará disponível sob condições.
Criador de páginas de destino	Todos os campos no módulo, independentemente das permissões de campo com base na função, estarão disponíveis para configuração.
Criação de contato por chat	As permissões de campo serão ignoradas durante a criação do contato

Outras dicas sobre Tipos de registro:

Dependência de campo - As opções podem ser controladas apenas de um local. Outras propriedades de um campo dependente permanecerão as mesmas para todos os tipos de registro de uma função (podem diferir entre as funções). A propriedade necessária pode ser controlada apenas da dependência de campo para campos dependentes.
O campo do tipo de registro não estará disponível nas configurações do campo.
Os tipos de registro não podem ser editados em linha ou em massa. Registros Tipos de registros só podem ser editados através da opção de sobrescrever via importação.
O campo de tipos de registro não está disponível como um campo de controle ou dependente.
Administradores e administradores de conta agora podem editar permissões de campo
Não há tipos de registro para o módulo de produtos.
Se houver apenas um tipo de registro e um campo for marcado como obrigatório para uma função por meio de permissões de campo, ele também será marcado automaticamente como obrigatório nas configurações do formulário para um usuário conectado com essa função.
Se houver vários tipos de registro e um campo for marcado como obrigatório mesmo em uma função, o campo sempre estará disponível no formulário de adição rápida para outras funções também.
Gerenciar opções é uma configuração no nível do tipo de registro e não no nível da função, ou seja, as opções configuradas para um determinado tipo de registro serão as mesmas para todas as funções.
A seleção de escolha é honrada apenas na interface do usuário, não na API.
Se houver apenas um tipo de registro em um módulo, as permissões não poderão ser alteradas (estado não editável) para funções de administrador e administrador de conta. As propriedades 'Gerenciar opções' e 'Obrigatório' estarão em um estado não editável para outras funções.