Rastreamento de tempo para tarefas de serviço através do aplicativo móvel

Este artigo de solução ajuda a controlar o tempo gasto em tarefas de serviço no campo e a criar registros de tempo para tarefas de serviço no celular e na versão web do Freshdesk.

 Se você está tentando descobrir como pode registrar seu tempo nos tíquetes de suporte do Freshdesk, clique aqui .

Você pode querer rastrear o tempo gasto pelas equipes de campo em tarefas de serviço por vários motivos, como:

1. Para rastrear a eficiência de sua equipe de campo.

2. Para cobrar dos clientes pelo serviço de campo fornecido com base no tempo gasto.

3. Para pagar seus técnicos de campo pelo tempo gasto no atendimento aos problemas do cliente.

O recurso “Registros de tempo” ajuda a rastrear e registrar entradas de tempo no aplicativo móvel Freshdesk e essas entradas de tempo estão diretamente vinculadas às tarefas de serviço nas quais os técnicos de campo trabalham.

Os técnicos de campo podem seguir as etapas abaixo para controlar o tempo nos aplicativos Freshdesk iOS e Android.

• Faça login no aplicativo Freshdesk para celular

• Selecione a tarefa de serviço para a qual deseja registrar o tempo

• Clique no botão de ação flutuante no canto inferior direito do aplicativo

• Selecione a hora do registro

A tela "Tempo de registro" oferece a capacidade de adicionar entradas de tempo por meio de um cronômetro automatizado ou inserir o tempo gasto manualmente.

Rastreamento de tempo automatizado:

A opção de cronômetro funciona de forma semelhante a um cronômetro e ajuda a controlar o tempo gasto em uma tarefa de serviço.

Na tela Log Time,

• Certifique-se de que o nome do técnico de campo correto seja selecionado para a entrada de tempo. Por padrão, o nome é do técnico de campo conectado ao aplicativo.

• Escolha se este registro de tempo é Faturável ou não usando o botão de alternância. A escolha de uma entrada de registro de horas como “Faturável” refletirá de acordo no relatório “Resumo da folha de ponto” que o Freshdesk gera automaticamente para você. Marcar entradas de tempo como “Faturáveis” também pode tornar seu fluxo de trabalho de faturamento mais suave, ajudando a diferenciar entre vários pedidos de trabalho e cobrando o cliente certo.

• Selecione a data para a qual deseja registrar o tempo. Por padrão, o dia atual é escolhido.

• Insira quaisquer notas se desejar explicar mais detalhes sobre por que essa entrada de tempo específica está sendo documentada.

• Clique no botão Iniciar cronômetro presente na parte inferior da página. Você será levado de volta à página “ Todos os registros ” com uma nova entrada do rastreador de tempo na seção “ Contador de tempo ”. Desta vez, o rastreador continuará funcionando até que você o interrompa.
• Para parar o cronômetro, deslize para a direita no rastreador e você encontrará as opções para excluir a entrada ou parar o cronômetro. Clique na opção Stop Timer.

Tempo de registro manual:

Para registrar o tempo manualmente, clique em Alternar para entrada manual . Insira as horas e minutos trabalhados no tíquete.

• Você pode adicionar notas ao tíquete, selecionar se o tíquete é faturável ou não usando o botão de alternância.

• Clique em Salvar log .

• Deslizar para a direita em uma entrada de tempo permite iniciar o cronômetro, portanto, se você registrou manualmente 1 hora e 25 minutos, o cronômetro começará a contar a partir de 1 hora, 25 minutos, 1 segundo e assim por diante. Você também pode editar ou excluir manualmente o registro, se necessário.

A página de registros de tempo

Cada tarefa de serviço pode ter várias entradas de tempo associadas a ela. Talvez um problema de cliente requeira várias visitas de seus técnicos de campo e você deseja controlar o tempo durante cada visita, ou talvez você tenha enviado dois ou mais técnicos para o mesmo problema e deseja controlar o tempo gasto por todos eles.

A página Registros de tempo lista todas as entradas de tempo - tanto salvas quanto em andamento - para cada tarefa de serviço. Cada entrada de tempo listada aqui destaca quem é o técnico de campo para aquela entrada específica, se uma entrada é faturável ou não e o tempo registrado nessa entrada. Ele também resume o tempo total gasto por sua equipe de campo em qualquer tarefa de serviço e tem opções para você gerenciar cada entrada também.

A página Registros de tempo é dividida na seção “Cronômetro contínuo” se houver um cronômetro em execução e na seção “Registros salvos”.

Deslizar para a direita nas entradas de tempo na seção "Contador de tempo" fornecerá as opções para:

1. Parar: Isso para o cronômetro automatizado e o tempo rastreado também é refletido na seção “Tempo total rastreado” acima.

2. Excluir: Exclui a entrada de tempo e também remove da seção “Tempo total rastreado”.

A seção “Registros salvos” lista todos os registros de tempo que foram inseridos manualmente, bem como todos os cronômetros automatizados que foram interrompidos. Deslizar para a direita nas entradas de tempo na seção "Registros salvos" oferece as seguintes opções

1. Iniciar: Isso inicia o cronômetro, move esta entrada para a seção “Cronômetro contínuo” e adiciona ao tempo total que já foi rastreado. Se já houver um registro salvo para 1:10 e você iniciar o cronômetro, ele começará a contar a partir de 1:11.

2. Editar: leva você para a página Log de horas e permite editar manualmente a entrada de horas, como selecionar o técnico de campo responsável, escolher se a entrada é faturável ou não e assim por diante.

3. Excluir: exclui esta entrada de tempo e também a remove do “Tempo total rastreado”.

Gerenciando entradas de tempo na web

Para registrar o tempo para tarefas de serviço na web ou gerenciá-las de outra forma, siga estas etapas

• Faça login em sua conta no Freshdesk e navegue até a tarefa de serviço para a qual deseja registrar o tempo.

• Na página de detalhes, você pode encontrar “Registros de tempo” nos detalhes de contato na coluna mais à direita. Clique para expandir a seção.

• Se você não adicionou nenhuma entrada de tempo para a tarefa de serviço até agora, o botão “Log Time” estará presente. Clique nisso.
  

• O painel “Log Time” aparece à direita. Aqui, selecione o técnico de campo a quem deseja creditar este registro de tempo.
  
  

• Insira o tempo gasto no formato HH: MM (Horas: Minutos). Você pode deixar este campo em branco se desejar que um cronômetro automático seja iniciado.

• Escolha se a entrada de horas é faturável ou não e adicione quaisquer notas, se necessário.

• Clique em “Iniciar cronômetro” ou “Salvar” dependendo de suas escolhas.

Você descobrirá que uma nova entrada de tempo foi adicionada na seção Registros de tempo. Você também terá a opção de editar ou excluir essas entradas. Se você deseja adicionar mais entradas, clique no botão “Log Time” novamente.

Todas as entradas de tempo adicionadas às tarefas de serviço também serão refletidas no relatório de resumo da folha de ponto.

O relatório de resumo de folha de ponto

As entradas de tempo que você adiciona às tarefas de serviço são refletidas no relatório de resumo da Folha de Horário na seção Análise. Este relatório ajuda a analisar os seguintes itens:

1. Tempo gasto por técnico de campo em tarefas de serviço

2. Tempo total gasto por sua equipe de campo em cada cliente

3. Tempo total gasto por sua equipe no serviço de campo por mês

Este relatório de folha de ponto ajuda a obter uma visão geral clara de como o tempo de sua equipe de campo foi gasto quando você agrupou os pontos de dados por " Agente ", como pode ser visto na captura de tela acima. Se você pagar aos técnicos de campo pelo tempo gasto em tarefas de serviço, este relatório facilitará o cálculo de quanto você deve a eles.

Você também pode agrupar os dados por "Cliente" para ver quais clientes estão exigindo mais recursos e tempo de suas equipes de campo e cobrá-los de acordo, se necessário.

Para saber mais sobre este relatório e o que você pode fazer com ele, leia este artigo de solução .