Elaborar e enviar documentos é uma parte crucial do processo de vendas. Isso inclui contratos, formulários, MSAs e vários outros documentos compartilhados regularmente. Garantir a consistência da marca e do tom em todos os documentos é uma tarefa crucial, mas difícil. Com o recurso Documentos, as empresas podem resolver esse desafio e também eliminar o trabalho manual envolvido na criação de documentos. Além disso, também ajuda a reduzir as chances de erros manuais, pois os valores de preços são calculados automaticamente pelo sistema, ajudando a manter a precisão dos documentos em toda a organização.
O que são documentos?
Use o módulo de documentos para criar modelos exclusivos para cotações, propostas, NDAs, MSAs, contratos e qualquer outro documento que você usa com frequência em seus negócios. As equipes de vendas podem criar facilmente o documento de que precisam com alguns cliques e compartilhá-lo com o contato por e-mail. O documento é marcado automaticamente para o registro do negócio/contato. Isso elimina a necessidade de associar manualmente o documento ao registro. Você pode visualizar os documentos criados no módulo Documentos no painel de navegação esquerdo.
Como habilitar documentos
Para começar a criar documentos, você precisa habilitar o módulo Documentos no aplicativo da web.
- Depois de adquirir o complemento CPQ, vá para Configurações de administrador -> Configurações do CPQ -> Documentos. Ative a alternância de Documentos.
- A habilitação de Documentos terá um impacto em sua conta, confirme a alteração na próxima etapa.
- Em seguida, configure os tipos de documentos necessários. Crie até 20 tipos de documentos exclusivos que os usuários podem escolher. Os valores exibidos aqui serão exibidos no menu suspenso de tipo de documento no módulo Documentos. As opções padrão são Cotação, Proposta, Contrato de confidencialidade e Contrato de serviço principal. Adicione tipos de documentos personalizados e clique em salvar!
Configurando o módulo Documentos
O próximo passo é configurar os campos no módulo de documento. Os campos obrigatórios padrão são Tipo de documento, Modelo de documento, Negócio e Contato principal. Você pode mapear os campos aqui com os campos dos outros módulos. Os valores relacionados dos campos serão preenchidos automaticamente no módulo Documentos, eliminando a necessidade de os vendedores inserirem os dados manualmente e reduzindo a chance de erro.
Veja como você pode mapear seu campo de módulo com o documento:
- Vá para o módulo Documentos nas Configurações de administrador.
- Na opção “Adicionar campo”, escolha o tipo de campo personalizado. Exemplo: Podemos criar um campo “Cidade de Cobrança” que pode ser adicionado como espaço reservado ao documento.
- Mapeie o campo com o campo “Cidade de Faturamento” do módulo Contas.
- Clique em Salvar . O valor será pré-preenchido no documento e quaisquer alterações feitas no campo do negócio serão refletidas automaticamente no rascunho do documento.
Configure estágios de documentos personalizados que se adequem ao seu processo de vendas. Os estágios padrão incluem Rascunho, Enviado ao cliente, Aceito e Recusado.
Criando um documento
Antes de criar um documento, verifique se os modelos de documento estão disponíveis na conta. Veja como você pode criar modelos de documento .
- Para criar um documento,
Vá para o módulo Documentos no painel de navegação esquerdo e clique em Adicionar documento.
Clique na opção de adição rápida (ícone +) no canto superior direito e clique em Adicionar documento.
Navegue até a seção de documentos relacionados na página inicial do negócio e clique em Criar cotação.
No painel do documento, insira o nome do documento e escolha o tipo e o modelo do documento.
Insira o nome do negócio associado. Se disponível, os campos de conta e contato principal são preenchidos automaticamente no módulo de negócios.
Clique em Salvar . Seu documento está pronto.
Todos os campos de espaço reservado são exibidos no lado esquerdo. Você pode inserir o valor para campos vazios, ele será adicionado automaticamente ao documento. Você também pode editar os valores de espaço reservado que foram preenchidos automaticamente a partir do negócio relacionado. Se houver campos vazios, uma mensagem de banner exibirá o número de campos necessários.
Cronograma de atividade do documento
Acompanhe as atividades relacionadas a um documento na seção Exibir atividade. Visualize as atualizações e alterações feitas no documento, inclusive quando ele é enviado ao cliente em ordem cronológica.
