Agende e gerencie reuniões do CAB com o CAB Huddle

Na maioria das organizações, a gestão da mudança é, sem dúvida, crítica e importante na determinação do sucesso do departamento de TI, e a parte mais visível desse processo é a reunião do CAB. No entanto, na maioria dos casos, as partes interessadas e os gerentes de mudança têm menos visibilidade sobre as mudanças implantadas e os riscos que podem afetar os negócios ou os ICs.

Com o CAB Huddle, os gerentes de mudança agora podem enviar convites para reuniões do CAB com a agenda e, em seguida, listar as mudanças que precisam ser discutidas com todos os participantes antes da reunião.

Os participantes podem adicionar comentários a alterações individuais e, posteriormente, o gerente de alterações pode executar a reunião do CAB e fazer com que as respectivas partes interessadas aprovem/rejeitem ou adicionem comentários a uma alteração específica.

Como agendar uma reunião do CAB?

• Faça login na sua conta do Freshservice, clique no  ícone e selecione  Alterar calendário  no menu suspenso.

• Você também pode acessar suas solicitações de alteração e clicar em  Exibir calendário de alterações.

• Em seguida, clique em  + Agendar  ->  Reunião do CAB

• Agora adicione o nome, a descrição e a duração da reunião específica do CAB.

• Se desejar repetir o seguinte evento, você pode clicar na caixa de seleção  Repetir todos  os dias/semanas e terminar depois/em.

Nota:  No caso de uma reunião CAB recorrente, os usuários podem adicionar alterações manualmente após a criação do evento.

• Clique em  +Adicionar alterações , escolha as condições no menu suspenso e clique em  Filtrar  para que as alterações sejam preenchidas abaixo com base nas condições definidas.

• Marque a caixa das alterações que serão revisadas para a reunião do CAB e clique em  Adicionar.

• Depois que as alterações forem adicionadas, os participantes poderão adicionar comentários ao lado das alterações ou excluir a alteração específica clicando em  “-”. Os participantes também podem reordenar as alterações clicando no  botão Reordenar  à direita.

• Faça as alterações necessárias no resumo do e-mail e clique em  Criar.

• Você também pode fazer mais alterações na reunião do CAB após a criação clicando em  Atualizar.

• Clique em  Executar reunião  para que o gerente de alterações possa percorrer as alterações finalizadas antes da reunião do CAB.

• Os stakeholders podem  aprovar/rejeitar  a mudança ou clicar em  Comentários  para adicionar seus comentários às respectivas telas de mudança durante a reunião.

• Por fim, clique em  Encerrar reunião , faça as alterações necessárias no resumo e clique em  Enviar  para enviar o resumo por e-mail a todos os participantes da reunião.

Como agendar reuniões do CAB no calendário do Office 365 e no calendário do Google

• Depois de instalar o Office 365 para seu Freshservice via  Admin > Automação e Produtividade > Extensibilidade > Office 365  
  
  

• Clique no  ícone de configurações e marque a  caixa de seleção Permitir que agentes agendem reuniões com solicitantes de tickets  e clique em  Atualizar .  

• Isso garantirá que os solicitantes possam visualizar os detalhes da reunião do CAB em seu calendário do Office 365

• Depois de instalar o Google Agenda para seu Freshservice via  Admin > Automação e Produtividade > Extensibilidade > Google Agenda   

• Você precisará acessar a página de reuniões do CAB e marcar a  caixa de seleção  Adicionar ao calendário do Google 

• Isso garantirá que os solicitantes possam visualizar os detalhes da reunião do CAB em seu calendário do Google

Observação:   os usuários não receberão notificações por e-mail do Freshservice se tiverem ativado os calendários do Google ou do Outlook para o CAB.

Alterar calendário

• Depois que uma reunião do CAB for criada, ela ficará automaticamente visível em seu calendário de alterações, dessa forma, os usuários poderão visualizar os detalhes da reunião do CAB.

• Você pode filtrar o calendário com base em alterações/janela de manutenção/janela de blecaute/reunião do CAB e em tempo hábil (dia/semana/mês).

Atenção!

• Somente administradores e agentes com a  permissão Manage Change Lifecycle & Calendar Windows  podem visualizar alterações, editar e agendar reuniões do CAB.

• Os solicitantes sem a  permissão Manage Change Lifecycle & Calendar Windows  só podem visualizar os detalhes da reunião do CAB por e-mail, calendário do Office 365 e calendário do Google, mas não podem visualizar as alterações ou acessar o calendário de alterações.