Notificação de falha de entrega de e-mail

Um grande número de fatores influencia o sucesso da entrega de e-mails. Em uma rara ocasião em que um e-mail não é entregue a um ou mais dos destinatários pretendidos, os servidores de e-mail podem fornecer respostas de erro para indicar a natureza do erro. Isso pode ser devido a problemas como domínio incorreto, endereço de e-mail inválido ou problemas com a conectividade do servidor.

Alguns desses fatores indicam problemas temporários com o endereço do destinatário, enquanto outros são indicativos de problemas permanentes, como o próprio endereço ser inválido. Para manter a reputação do remetente, provedores de e-mail como SendGrid (que é usado pelo Freshdesk) adicionam e-mails a uma lista suspensa sempre que o servidor retorna uma resposta de erro que indica uma falha permanente.

No Freshdesk, quando as respostas ou encaminhamentos não são entregues aos destinatários, as notificações são enviadas aos agentes correspondentes para que eles possam tomar ações corretivas. Além disso, esses erros também serão exibidos como parte da conversa do ticket e também na visualização de atividades do ticket.

Ao clicar no link de erro, você terá uma visão detalhada dos endereços dos destinatários que enfrentaram um problema de entrega, bem como uma breve descrição. Se você tiver o canal telefônico habilitado em sua conta, poderá clicar no ícone do telefone para ligar para o número associado ao destinatário.

Se um endereço de e-mail já foi adicionado à lista suspensa, mas você acredita que é válido, você pode enviar uma nota ao administrador da sua conta do Freshdesk, que por sua vez pode solicitar que o Freshdesk remova o endereço de e-mail da lista suspensa .

Usando regras de automação para facilitar as ações de acompanhamento: 

Embora as falhas de entrega de e-mail para endereços de destinatários válidos sejam raras, a ocorrência delas pode afetar as conversas que você tem com seus clientes. Para garantir que sua equipe reaja da melhor maneira possível, você pode usar os eventos de falha de entrega nas regras de automação para acionar ações de acompanhamento nesses tickets imediatamente. Por exemplo, você pode alterar o status do tíquete para abrir ou enviar um e-mail ao supervisor do grupo sempre que isso acontecer.

Para fazer isso, siga as etapas abaixo:

• Vá para Admin > Automações> guia Atualizações de tíquetes e clique em Nova regra .

• Como a notificação de falha na entrega de e-mail é acionada pelo sistema, selecione Sistema para ser o executor do evento.

• Selecione o evento, as propriedades do tíquete a serem correspondidas, as ações a serem realizadas e clique em Salvar .

Depois de configurada, esta regra será acionada automaticamente no caso de uma falha de entrega relacionada às respostas ou encaminhamentos do agente, e executará as ações que você especificou.

Nota: A funcionalidade acima não é aplicável se você configurou a funcionalidade de caixa de correio personalizada.