Como importar registros (contatos, contas, negócios) de um arquivo CSV/XLSX?

Formato de arquivo suportado:  CSV ou XLSX. Converta todos os seus arquivos em formato .CSV ou .XLSX antes de tentar importar dados.

Registros que podem ser importados por meio de arquivos CSV/XLSX:

• Contatos

• contas 

• Ofertas

• Produtos

• Módulos personalizados

• Metas de Vendas

Existem 4 coisas importantes que você precisa saber ao importar contatos de um arquivo .CSV/XLSX. Eles são descritos em detalhes abaixo:

• Preparando seu arquivo CSV/XLSX/

• Importando o arquivo

• Campos de mapeamento

• Razões para falha na importação de dados

1. Preparando seu arquivo CSV/XLSX

Certifique-se de que a linha de cabeçalho do arquivo CSV/XLSX tenha colunas que possam ser mapeadas para os campos Sobrenome.

O arquivo não deve ser maior que 5MB.

Se você quiser atribuir contatos automaticamente aos usuários, crie uma coluna com os endereços de e-mail dos usuários e mapeie essa coluna para o campo Proprietário.

Observação: o endereço de e-mail deve ser o endereço de e-mail que o usuário usa para entrar no aplicativo da web

Você precisaria criar os campos personalizados antes de iniciar a importação para poder mapear suas colunas com eles. Se algum campo for de seleção múltipla, os valores do campo devem ser separados por ponto e vírgula (;) no arquivo CSV/XLSX. Ex: digamos que o campo Concorrentes envolvidos é um campo de seleção múltipla. A coluna do concorrente no CSV/XLSX deve ser:

 O sobrenome deve ser mapeado para que a importação seja concluída. Seu arquivo CSV/XLSX deve ter colunas para este campo.

2. Importando o arquivo

1. Assim que seu arquivo CSV estiver pronto, navegue até  Contatos  na barra de navegação à esquerda.
   
   

2. Localize o botão de importação e selecione a   opção Importar de CSV/XLSX

Você também pode:

1. Adicionar como novos registros -  isso captura todos os dados do arquivo CSV como novos registros e não procura duplicatas.
   
   

2. Encontre registros duplicados no arquivo CSV e atualize registros/ignore a importação:  identifica duplicatas entre o arquivo CSV e os registros do seu aplicativo da web, combinando-os com base nos seguintes identificadores:
   
   

   1. ID do CRM do Freshworks

   2. E-mail*    

   3. Número de telefone*

   4. Número do trabalho
      
      Além disso, todos os campos do tipo 'Campo de texto' e 'Número' serão detectados automaticamente e podem ser usados para correspondência.

Observação:
Quando o e-mail é usado como um identificador: o campo de e-mail no CSV/XLSX corresponderá apenas ao e-mail principal do contato para localizar duplicatas. Endereços de e-mail secundários, se houver, não serão considerados.

O arquivo CSV/XLSX será combinado com ambos os contatos para identificar duplicatas.

Se você estiver importando vários e-mails para um contato por meio do arquivo CSV/XLSX, o primeiro e-mail do registro corresponderá ao identificador. 

Quando um número de telefone é usado como um identificador: Somente se houver uma correspondência exata entre o valor do campo no arquivo CSV/XLSX e o registro armazenado, o registro será considerado uma duplicata. Exemplo: se um registro em seu aplicativo da web contiver 9003241245 e o arquivo CSV/XLSX tiver um registro contendo o número de telefone +1-9003241245, os dois registros não serão considerados duplicados  

Decida o que fazer com as duplicatas detectadas

• Ignore a importação de todos os registros duplicados:

Você pode optar por ignorar a importação de todos os registros duplicados. Isso impedirá que seu aplicativo da web atualize os registros que já estão presentes no sistema. Você também receberá um e-mail de resumo da importação com um arquivo CSV contendo todos os registros ignorados.

• Atualize todos os registros duplicados:

- Com Sobrescrever:  Atualiza todos os campos e sobrescreve os valores presentes nos campos.

- Sem Sobrescrever:  Atualiza apenas os campos que estão vazios.

3. Escolha o formato dos campos de data no arquivo CSV/XLSX:  Você pode escolher entre uma das três opções–
   - DD/MM/AAAA
   - MM/DD/AAAA
   - AAAA/MM/DD
   
   

4. Gerenciar assinaturas de e-mail:  clique na caixa de seleção para inscrever seus contatos em e-mails. Certifique-se de que seus contatos consentiram em receber e-mails de sua organização.
   
   

5. Proprietário do mapa e adicionar tags:  Escolha um usuário que será atribuído como proprietário para todos os registros não atribuídos, ou seja, o campo do proprietário é deixado em branco no arquivo CSV/XLSX. Você também pode adicionar tags a todos os registros importados como parte desta lista.

Clique.

3. Campos de mapeamento

A  sobreposição Map Columns To Freshworks CRM Fields  que você vê agora é exclusivamente para mapear as colunas em seu arquivo CSV com os campos disponíveis.
 

 
Mapear os campos é fundamental para o sucesso da importação, por isso aqui está uma lista de know-how para ajudá-lo a fazer isso direito.

• Se houver colunas que você não deseja importar, você pode pular essas colunas simplesmente não mapeando-as com nenhum campo.
  
  

• À medida que os campos são mapeados, eles ficam indisponíveis para mapeamento com outra coluna (os campos são distintos).
  
  

• Por fim, verifique se o tipo de campo corresponde ao tipo de valor na coluna. Por exemplo, se você estiver tentando mapear a coluna Number of Rooms, precisará encontrar um campo que aceite valor numérico, ou seja, o campo Number. Se você o mapeou para um campo que é uma caixa de texto, os valores da coluna Número de quartos não serão importados.
  
  

• Após terminar de mapear os campos, clique em Importar.
  
  

• Se o seu arquivo CSV for pequeno, a importação será instantânea e você verá uma etiqueta verde que informa o número de importações bem-sucedidas. Se o arquivo CSV for grande, você será direcionado para o  tela de progresso de importação  onde você pode ver o progresso de suas importações.
  
  

• Importando contas junto com contatos:

  • Para criar ou importar novas contas ao importar contatos:

    • Mapeie os campos de contato e conta nas guias de campos de contato e conta. Por exemplo: Campos de contato - Nome, Sobrenome,
      Campos de conta de e-mail - Número de funcionários, Receita anual

    • Associar contatos a contas existentes - Siga as mesmas etapas acima. Quando o "Nome da conta" no arquivo corresponder a uma conta existente no CRM, o contato será associado a essa conta.

• 
  

  Após terminar de mapear os campos, clique em Importar.

  
  
  

OBSERVAÇÃO: 
Ao tentar importar um arquivo sem dados nos campos obrigatórios, sua importação não terá sucesso. Preste atenção à lista de campos obrigatórios da sua conta antes de importar o arquivo CSV para garantir que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos com valores relevantes.

 

Ao mapear um contato/conta para o proprietário de vendas, verifique se o arquivo CSV contém o endereço de e-mail do proprietário de vendas na coluna 'Proprietário de vendas' e NÃO o nome do proprietário de vendas. Adicionar o nome não mapeará o proprietário de vendas para o registro.

Para obter mais informações, consulte estas  perguntas frequentes sobre importação de dados

4. Por que alguns dos meus dados não foram importados? (Motivos da falha na importação de dados)

Ao importar registros, estes são os possíveis motivos para a falha na importação de dados:

• Endereço de e-mail inválido -  Se os endereços de e-mail em seu arquivo CSV/XLSX não estiverem no formato adequado (por exemplo: jamesampleton@sales, jeangrey.com) 
  
  

• Colunas não mapeadas -  Colunas que não são mapeadas com nenhum dos campos.
  
  

• Tipo de campo impróprio -  Se o tipo de campo for diferente do tipo de valor na coluna.
  
  

• Valores da lista de opções -  Se você estiver mapeando uma coluna com valores para uma lista de opções (como botão de opção/caixa de seleção/menu suspenso) com um campo (também uma lista de opções), verifique novamente os valores na coluna para garantir que eles correspondam as opções de campo apropriadas.
  
  Por exemplo: se você tiver uma coluna com os valores 1, 2, 3 para o número de quartos e quiser mapeá-la para um botão de opção (campo), certifique-se de que esse botão de opção tenha 1, 2, 3 como as escolhas do campo.

Os administradores podem definir limites para os usuários sobre quantos registros podem importar e atualizar para o dia. 

Observação:  o limite de importação pode ser definido apenas para módulos de contato/conta/negócio e não para módulos personalizados.

Para configurar isso,

Vá para  Configurações de administrador > Funções > Escolha uma função  (digamos, Usuário de vendas)

Em  Permissões > Ações , defina o limite para criar e atualizar registros durante a importação

Os usuários de vendas receberão uma nota durante a importação que os informa para não exceder o limite de importação definido pelo administrador

Clicar no símbolo de informações obteria mais detalhes sobre a importação

Os usuários de vendas receberão uma mensagem de aviso ao exceder os limites de importação. A funcionalidade de importação também será desativada naquele dia.

Se o usuário vendedor tentar ultrapassar o limite de importação, uma mensagem de erro será lançada e os registros não serão criados.

Depois da Importação

Após a conclusão da importação, você será redirecionado para a  página Histórico de importação  . Esta página fornece as informações necessárias sobre os registros criados, atualizados, ignorados e com erros, juntamente com seus status

Para visualizar os logs de erros, basta clicar no  botão Download  e o arquivo será baixado automaticamente.

Para obter mais informações, consulte estas perguntas frequentes sobre importação de dados