Como configurar um fluxo de trabalho?

Os fluxos de trabalho no Freshsales permitem automatizar ações assim que ocorre um acionador de evento ou em uma data/hora específica. Você pode atualizar automaticamente as propriedades do campo, enviar alertas por e-mail, criar tarefas de acompanhamento e enviar notificações para aplicativos de terceiros por meio de webhooks .

EXEMPLO DE TRABALHO:  Para entender melhor os fluxos de trabalho, vamos considerar um exemplo simples. Vamos considerar que você gostaria de enviar um e-mail automático de boas-vindas para novos clientes em potencial criados todos os dias. 

Consulte a caixa azul ao longo deste artigo para entender passo a passo como este exemplo de trabalho é configurado em um fluxo de trabalho.

Veja como você pode configurar fluxos de trabalho:

1. Vá para  Configurações de administrador  > Gerenciar fluxos de trabalho. Isso abre a página de fluxos de trabalho de onde você pode configurar fluxos de trabalho. Você pode optar por criar um fluxo de trabalho ou escolher entre os modelos de fluxo de trabalho nesta página.  

No caso do nosso exemplo, vamos optar por criar um fluxo de trabalho do zero. 

Exemplo de trabalho Etapa 1 (WES 1) : Selecione  Contato  ao configurar seu fluxo de trabalho

2. Clique em . Isso abre a página onde você pode configurar um fluxo de trabalho do zero.

3. Dê um nome e uma descrição ao seu fluxo de trabalho e selecione o módulo no qual planeja executar o fluxo de trabalho. Você pode escolher entre um dos seguintes módulos:

• Contatos

• contas

• Ofertas

• Tarefas

• Encontros

• Registro de chamadas
  

EXEMPLO DE TRABALHO:  No caso do nosso exemplo, vamos optar por criar um workflow do zero. 

Exemplo de trabalho Etapa 1 (WES 1) : Selecione  Contato  ao configurar seu fluxo de trabalho

NOTA:  Depois que um módulo é selecionado e outras condições são definidas, você não pode alternar para outros módulos. Tentar fazer isso apagará todas as condições e gatilhos definidos para o módulo.

4. A configuração de seus fluxos de trabalho consiste na configuração de três componentes:

1. Gatilhos

2. Condições

3. Ações

• Acionadores:  Os acionadores definem a frequência com que o fluxo de trabalho deve ser ativado para um registro. Escolha entre os acionadores que são executados em um registro quando ele é criado ou atualizado ou executado periodicamente — por exemplo, mensalmente, semanalmente ou anualmente. Da mesma forma, você também pode optar por executar os fluxos de trabalho apenas uma vez para o registro ou recorrentemente. Aqui estão os gatilhos que são oferecidos:
  
  

  • Com base na ação de registro (disponibilidade: plano de crescimento em diante)—

    • Quando o registro é criado:  O Workflow é executado somente quando o registro é criado.

    • Quando o registro é criado ou atualizado:  O Workflow é executado toda vez que o registro é criado ou atualizado para modificar os campos na seção de condição.
      
      

  • Com base na data e hora (disponibilidade: plano Pro em diante) —

    • Todos os dias:  o fluxo de trabalho é executado diariamente em um horário especificado para todos os registros.

    • Toda semana:  o fluxo de trabalho é executado semanalmente em um dia da semana especificado e em um horário específico para todos os registros.

    • Todo mês:  o fluxo de trabalho é executado semanalmente em um determinado dia da semana e em um horário específico para todos os registros

Escolha a recorrência do fluxo de trabalho em um registro específico com base em seus requisitos de negócios. Você pode escolher entre uma das duas opções:

• Uma vez, para cada registro:  É melhor usar quando a atualização precisa ser feita apenas uma vez em um campo do contato. Após a primeira atualização, esse fluxo de trabalho não será acionado para o contato, mesmo que as condições do acionador sejam atendidas novamente.
  
  Por exemplo,   se o primeiro ponto de contato for estabelecido, digamos por e-mail ou telefone, você poderá optar por alterar o estágio do ciclo de vida do contato para contatado. Aqui, o estágio do ciclo de vida do contato precisa ser alterado apenas uma vez durante todo o ciclo de vida do contato. Portanto, 'Uma vez, para cada registro' é usado. 

• Recorrentemente, para o mesmo registro:  Esta opção é mais adequada quando uma atualização de campo precisar ser feita várias vezes conforme e quando as condições de acionamento forem atendidas. Por exemplo,  sempre que um e-mail for recebido do contato, é melhor criar uma tarefa de acompanhamento para o representante de vendas. Com acionadores recorrentes, o fluxo de trabalho será acionado toda vez que um e-mail for recebido do contato. Portanto, 'Recorrentemente, para o mesmo registro' é usado.
  
  
  
  

WES 3:  No caso do nosso exemplo, vamos selecionar a trigger como every day e optar por rodar o workflow Uma vez, para cada registro . Isso nos permitirá configurar um fluxo de trabalho que será executado todos os dias para procurar contatos com condições correspondentes. No entanto, uma vez executado em um contato com condições correspondentes, ele nunca mais repetirá para o mesmo contato.

• Condições
  Com Condições, você define o cenário em que o fluxo de trabalho deve ser executado. Configure blocos AND/OR com condições aninhadas, ou seja, com várias combinações de condições. Use a opção Qualquer ou Todas para definir se deseja que algumas ou todas as condições sejam atendidas para que o fluxo de trabalho seja executado. No caso do nosso exemplo, escolha condições como setor ou país ou tamanho da empresa para executar o fluxo de trabalho. Você também pode usar grupos de condições para criar fluxos de trabalho mais específicos.
  
  
  
  
  
  

  
  

WES 4:  No caso do nosso exemplo, escolha condições como setor ou país ou tamanho da empresa para executar o fluxo de trabalho. Você também pode usar grupos de condições para criar fluxos de trabalho mais específicos.

        Defina as condições para filtrar os registros nos quais as ações são executadas. O Freshsales suporta 10 condições que podem ser adicionadas a um único grupo ou entre grupos.

Use a opção Qualquer ou Todas para definir se deseja que algumas ou todas as condições sejam atendidas para que o fluxo de trabalho seja executado.

No caso do nosso exemplo, escolha condições como setor ou país ou tamanho da empresa para executar o fluxo de trabalho. Você também pode usar grupos de condições para criar fluxos de trabalho mais específicos. Grupos de condições O Freshsales permite criar vários blocos de condições para permitir a execução direcionada do fluxo de trabalho. Isso ajuda a configurar fluxos de trabalho avançados .

• Todos ou Qualquer : Você pode usar agrupar condições como um bloco e optar se deseja que o fluxo de trabalho verifique se alguma das condições foi atendida ou todas elas foram atendidas. Use a alternância para definir para Todos ou Qualquer.
  
  

• E/OU:  Selecione E/OU entre os grupos de condições para decidir se deseja que o fluxo de trabalho seja acionado somente quando Todos os grupos de condições forem atendidos ou qualquer um deles for atendido.
  

Observação:  você só pode adicionar um operador AND ou OR entre todos os grupos de condições. Você não poderá usar os dois ao mesmo tempo. Ou seja, se você selecionar AND entre um grupo de condições, então, para todos os grupos de condições subseqüentes, você só poderá usar AND.

DICA DE AJUDA: (A) OU (B) OU (C) OU (D) & (A OU B OU C OU D) darão o mesmo resultado. 4 grupos com uma condição cada e um OR/AND no meio ou 1 grupo com 4 condições e o operador OR/AND no meio representam o mesmo.

WES 5:  No caso do nosso exemplo, vamos configurar as condições que  o estágio do ciclo de vida é  Prospect  e o status é  novo.  Este fluxo de trabalho será executado todos os dias para procurar contatos que foram adicionados recentemente e ainda não foram contatados.

• Ações:  Por fim, configure as ações que devem ser executadas quando as condições do seu fluxo de trabalho forem atendidas. Escolha entre uma variedade de ações que devem ser executadas - crie tarefas, envie e-mails/SMSs, lembretes etc. e automatize tarefas manuais monótonas. Você também pode configurar o fluxo de trabalho para criar negócios automaticamente com base nas condições. Lista as ações automatizadas a serem executadas no registro. Um máximo de 5 ações podem ser adicionadas a um fluxo de trabalho. As ações que oferecemos são:
  
  

  • Atualizar registros 

  • Atualizar conta principal

  • Atualizar todos os negócios relacionados

  • Atualize todas as contas relacionadas

  • Acionar webhooks

  • Enviar e-mail para o proprietário de vendas

  • Enviar e-mail para contato

  • Adicionar tarefa

  • Adicionar negócio

  • Enviar SMS ao Proprietário

  • Enviar SMS para todos os contatos relacionados

  • Enviar e-mail para Todos os contatos relacionados

  • Adicionar etiqueta

  • Remover etiqueta

  • Adicionar equipe de contato/conta/negócio

  • Adicionado a lista 

  • Remover da lista

  • Enviar e-mail para todos os participantes (aplicável quando os 'compromissos' são escolhidos)

WES 6:  No caso do nosso exemplo, vamos selecionar  Send email . Isso nos permitirá redigir um e-mail de boas-vindas que será enviado todos os dias aos contatos para os quais o estágio do ciclo de vida está marcado como  Prospect  e o status está marcado como  Novo. 

Dessa forma, agora configuramos um fluxo de trabalho que é executado  todos os dias  para identificar  clientes em potencial  que  não foram contatados  e enviar a eles um único e-  mail de boas-vindas .

         
        Ações suportadas pelos fluxos de trabalho do Freshsales
        

Observação:
Fluxos de trabalho  Fluxos de trabalho baseados em ação de registro estão disponíveis Plano de crescimento em diante.
Fluxos de trabalho baseados em data e hora estão disponíveis no plano Pro.
A lógica do grupo de condições é suportada atualmente apenas para fluxos de trabalho baseados em eventos

* Atualização de Registros

Ao atualizar registros usando Workflows, você pode optar por uma das 4 opções. Vamos considerar um exemplo. Digamos que você queira alterar a data de renovação do contrato de um contato. Ao selecionar Atualizar registro e selecionar o campo da data de renovação do contrato, você pode atualizá-lo de uma das quatro maneiras:

• Valor Fixo:  Selecione a partir de um conjunto de valores fixos ou valores disponíveis. Por exemplo, configure uma data muito específica como 31/03/2023 para atualizar a data de renovação do contrato para todos esses campos para a data específica.
  
  
  

• Valor de Referência:  O campo pode ser mapeado com um valor de outro campo. Por exemplo, se quiser atualizar a data de expiração do contrato com base na data de expiração da avaliação/assinatura, você pode mapear o campo da data de renovação do contrato para o campo da data de expiração da assinatura.
  
  
  

• Valor relativo:  atualizar o campo para um valor usando o valor do campo existente como referência.
  
  Por exemplo, use a data de renovação do contrato como referência e atualize o campo de data em uma semana ou um mês.
  
  
  

• Adicionar ou subtrair valor:  atualizar o campo para um valor usando o valor do campo existente como referência e atualizá-lo numericamente.
  
  Por exemplo, você pode optar por usar a data de renovação do contrato como referência e atualizar o campo de data em 15 dias .
   

Nota:  Ao executar um fluxo de trabalho em Negócios e optar por atualizar a propriedade do contato relacionado, a propriedade de todos os contatos associados ao negócio será atualizada.

5. Clique em  Ativar. 

Execução do fluxo de trabalho

As ações são executadas imediatamente quando o fluxo de trabalho é executado. 

Se vários fluxos de trabalho forem acionados no mesmo ponto, eles serão executados na ordem da lista em que estão presentes. O fluxo de trabalho superior será executado primeiro e o fluxo de trabalho inferior será executado no final. 

Você pode reordenar os fluxos de trabalho na exibição de lista para alterar a sequência. Para evitar que os fluxos de trabalho sejam executados em um loop infinito, a sequência de fluxos de trabalho acionados será interrompida com a lista de cima para baixo. Ou seja, o último fluxo de trabalho não acionará o primeiro fluxo de trabalho novamente. 

Nota: 1. Um máximo de 10 condições e 5 ações podem ser executadas em um fluxo de trabalho. 2. Ao editar um fluxo de trabalho, não é possível alterar o ponto de entrada e o tipo de registro.