Os fluxos de trabalho ajudam você a automatizar determinadas ações em seu processo de negócios para aumentar a produtividade de sua equipe.
A seguir estão alguns dos cenários comuns que você achará úteis com base nas diferentes ações disponíveis com fluxos de trabalho.
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Atualizando a propriedade do campo
Cenário 1: Criar um fluxo de trabalho para segmentar clientes de clientes potenciais
Se você deseja segmentar seus contatos como clientes em potencial, pode fazê-lo automaticamente usando fluxos de trabalho. Quando um negócio é criado e está no estado aberto, você pode marcar o status do contato como 'Prospect' e quando o negócio for fechado, altere o status para 'Cliente'.
Você precisa de dois fluxos de trabalho para conseguir isso.
Fluxo de trabalho 1: atualize o estágio do ciclo de vida para lead e o status para novo
Aplicar fluxo de trabalho para: negócios
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: quando o registro é criado
Executar Uma Vez
Quais condições devem acionar ações do fluxo de trabalho: o estágio do negócio está em 'Novo'
Quais ações devem ser executadas: Atualizar todos os contatos relacionados: Estágio do ciclo de vida =Lead e Status = Novo
Fluxo de trabalho 2: atualize o estágio do ciclo de vida do contato para 'Cliente' e o status para 'Ganho'
Aplicar WorkflowTo: Negócios
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: uma vez, quando o registro é criado ou atualizado
Executar Uma Vez
Quais condições devem acionar ações do fluxo de trabalho: Estágio do negócio está em 'Ganho'
Quais ações devem ser executadas: Atualizar todos os contatos relacionados: Estágio do ciclo de vida = 'Cliente' e Status = 'Ganho'
Cenário 2: Crie um fluxo de trabalho para atualizar o status quando o contato for contatado
Digamos que você queira atualizar o estágio de contato para 'Respondido' quando o contato responder por e-mail . Isso permitirá que os usuários filtrem os contatos interessados e fechem mais negócios.
Para definir o fluxo de trabalho:
Aplicar WorkflowTo: Contatos
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: uma vez, quando o registro é criado ou atualizado
Executar Uma Vez
Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: o status é 'novo' ou 'contatado' e o último modo de contato é 'respondido' ou 'Aberto, mas sem resposta'
Quais ações devem ser executadas: Atualizar propriedade do contato: Status = 'Respondido'
Cenário 3 - Crie um fluxo de trabalho para atualizar o estágio do contato quando o contato for criado por e-mail
Quando o contato é criado por e-mail, o contato já está estabelecido. Portanto, faz sentido iniciar o status de 'Contatado'. Podemos fazer uso do campo source aqui. Quando um contato é criado por e-mail, o status é definido automaticamente como Contatado .
Para definir o fluxo de trabalho:
Aplicar WorkflowTo: Contatos
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: quando o registro é criado
Executar Uma Vez
Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: a origem está no e-mail
Quais ações devem ser executadas: Atualizar propriedade do contato: Status = 'Contactado'
Cenário 4 - Crie um fluxo de trabalho para atribuir todos os contatos não atribuídos às operações de vendas
Todos os contatos são atribuídos aos respectivos representantes de vendas usando territórios, mas pode haver um ou dois casos em que o contato permanece não atribuído. Esses podem ser contatos importantes que falham. Você pode atribuir os contatos ao seu representante de operações de vendas para que ele possa atribuir o contato corretamente.
Para definir o fluxo de trabalho:
Aplicar WorkflowTo: Contatos
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: semanalmente na segunda-feira às 9h
Executar: várias vezes
Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: Proprietário de vendas está vazio
Quais ações devem ser executadas: Atualizar a propriedade do contato: Proprietário de vendas = Escolha o nome do usuário ou proprietário de vendas
Cenário 5 - Atualizar o país da conta quando o país do contato mudar
Você pode usar a atualização feita em um campo para aplicar em outro campo também. Digamos que, se você estiver atualizando o país de contato, também poderá usar o valor para atualizar o país da sua conta. Isso pode ser feito usando o campo de país em contatos como um campo de referência para atualizar o campo de conta. Portanto, sempre que o fluxo de trabalho é acionado para o registro específico, o campo do país na conta é atualizado para o campo do país em contato.
Para definir o fluxo de trabalho:
Aplicar WorkflowTo: Contatos
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: Sempre que o registro for criado ou atualizado
Executar: recorrentemente para o mesmo registro.
Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: O país foi alterado
Quais ações devem ser executadas: atualizar o país principal da conta com o país de contato
Criar uma tarefa
Cenário 1 - Crie um fluxo de trabalho para adicionar um acompanhamento para o representante de vendas se ele não responder ao e-mail do cliente por mais de 3 dias
Às vezes, os representantes de vendas esquecem o acompanhamento do contato quando a atividade dura mais do que alguns dias, por isso é sempre bom lembrá-los de fazer o acompanhamento se não responderem ao contato em 3 dias.
Para definir o fluxo de trabalho:
Aplicar WorkflowTo: Contatos
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: Todos os dias às 9h
Executar: recorrentemente para o mesmo registro
Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: Modo do último contato = E-mail recebido e Hora do último contato é superior a 3 dias atrás
Que Ação(ões) deve(m) ser realizada(s): Criar Tarefa
Cenário 2: Criar acompanhamento para o proprietário do contato se preparar para um compromisso
Se quiser criar uma tarefa para o proprietário se preparar para um próximo compromisso, você pode fazer o mesmo criando um fluxo de trabalho que acione um lembrete de acompanhamento um dia antes do compromisso.
Para definir o fluxo de trabalho:
Aplicar WorkflowTo: Compromisso
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: Sempre que o registro for criado ou atualizado
Executar: Executa recorrentemente para o mesmo registro.
Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho:
1) A data de início da propriedade do compromisso é em 1 dias
Quais ações devem ser executadas: (i) Criar tarefa de acompanhamento para preparar a nomeação
Mande emails
Cenário 1: Crie um fluxo de trabalho para enviar um lembrete automático por e-mail aos contatos relacionados a uma transação quando a data de renovação da assinatura estiver próxima.
Os representantes de vendas geralmente se concentram em obter novos negócios. Torna-se difícil acompanhar os negócios existentes. Assim, um lembrete automático por e-mail pode ser enviado aos contatos associados para renovar a assinatura.
Para definir o fluxo de trabalho:
Aplicar WorkflowTo: Negócios
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: Todos os dias às 12h
Executar Uma Vez
Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: a data de renovação do negócio é em 15 dias
Que Ação(ões) deve(m) ser realizada(s): Enviar e-mail para contatos relacionados
Cenário 2 : Enviar e-mail de acompanhamento ao proprietário do contato quando uma tarefa de demonstração estiver atrasada
Para lembrar o proprietário de um contato sobre uma demonstração atrasada, crie um fluxo de trabalho que acione um lembrete de acompanhamento quando faltar menos de um dia para a data de vencimento.
Para definir o fluxo de trabalho:
Aplicar WorkflowTo: Tarefa
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: Sempre que o registro for criado ou atualizado
Executar: recorrentemente para o mesmo registro.
Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho:
1) O título da propriedade da tarefa está em demonstração
(E)
2) Propriedade da tarefa relacionada a está em contato
(E)
3) A data de vencimento da propriedade da tarefa é em 0 dias
Que ação(ões) deve(m) ser executada(s): Enviar e-mail ao proprietário de vendas
Cenário 3: enviar saudações de aniversário para contatos todos os anos
Se você deseja enviar saudações de aniversário para seus contatos, pode automatizar o mesmo usando fluxos de trabalho. Você pode criar um fluxo de trabalho que acione um email na data de aniversário do contato no ano atual e atualize a data para o próximo ano após o envio do email. Isso pode ser feito atualizando o campo de aniversário em 1 ano.
Para definir o fluxo de trabalho:
Aplicar fluxo de trabalho a: contato
Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:
Executar: Sempre que o registro for criado ou atualizado
Executar: recorrentemente para o mesmo registro.
Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: O aniversário é em 0 dias
Quais ações devem ser executadas: (i) Enviar e-mail de aniversário
(ii) Atualizar o valor relativo do aniversário em 1 ano.
COMPORTAMENTO DE CAMPO IMPORTANTE A CONSIDERAR PARA O FLUXO DE TRABALHO
Origem - O campo Origem armazena a origem da criação do contato. Este campo é atualizado automaticamente com base no canal, por exemplo, se o contato for criado por e-mail, a fonte será atualizada automaticamente para e-mail. Você pode executar várias ações de fluxo de trabalho com base na origem.
Modo do último contato e hora do último contato - O modo e a hora do último contato armazenam as atividades realizadas para contatar o contato. Essas atividades podem ser um gatilho comum para realizar algumas ações.
Tipo de última atividade e Data da última atividade - Esses campos armazenam as atividades realizadas pelo contato. Essas atividades podem ser um gatilho comum para realizar algumas ações.
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