Casos de uso comuns para fluxos de trabalho

Criada por Suporte Bravo, Modificado em Qui, 9 Mar, 2023 na (o) 4:49 PM por Isabelle Fernandes

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Os fluxos de trabalho ajudam você a automatizar determinadas ações em seu processo de negócios para aumentar a produtividade de sua equipe. 

A seguir estão alguns dos cenários comuns que você achará úteis com base nas diferentes ações disponíveis com fluxos de trabalho. 

NAVEGAÇÃO DE ARTIGOS

Atualizando a propriedade do campo

Cenário 1: Criar um fluxo de trabalho para segmentar clientes de clientes potenciais

Se você deseja segmentar seus contatos como clientes em potencial, pode fazê-lo automaticamente usando fluxos de trabalho. Quando um negócio é criado e está no estado aberto, você pode marcar o status do contato como 'Prospect' e quando o negócio for fechado, altere o status para 'Cliente'.


Você precisa de dois fluxos de trabalho para conseguir isso. 


Fluxo de trabalho 1: atualize o estágio do ciclo de vida para lead e o status para novo 

Aplicar fluxo de trabalho para: negócios

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho: 

Executar: quando o registro é criado

Executar Uma Vez

Quais condições devem acionar ações do fluxo de trabalho: o estágio do negócio está em 'Novo'

Quais ações devem ser executadas: Atualizar todos os contatos relacionados: Estágio do ciclo de vida =Lead e Status = Novo



Fluxo de trabalho 2: atualize o estágio do ciclo de vida do contato para 'Cliente' e o status para 'Ganho' 

Aplicar WorkflowTo: Negócios

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho: 

Executar: uma vez, quando o registro é criado ou atualizado

Executar Uma Vez

Quais condições devem acionar ações do fluxo de trabalho: Estágio do negócio está em 'Ganho'

Quais ações devem ser executadas: Atualizar todos os contatos relacionados: Estágio do ciclo de vida = 'Cliente' e Status = 'Ganho'


Cenário 2: Crie um fluxo de trabalho para atualizar o status quando o contato for contatado

Digamos que você queira  atualizar o estágio de contato para 'Respondido' quando o contato responder por e-mail Isso permitirá que os usuários filtrem os contatos interessados e fechem mais negócios. 

Para definir o fluxo de trabalho:

Aplicar WorkflowTo: Contatos

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho: 

Executar: uma vez, quando o registro é criado ou atualizado

Executar Uma Vez

Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: o status é 'novo' ou 'contatado' e o último modo de contato é 'respondido' ou 'Aberto, mas sem resposta'

Quais ações devem ser executadas: Atualizar propriedade do contato: Status = 'Respondido'


Cenário 3 - Crie um fluxo de trabalho para atualizar o estágio do contato quando o contato for criado por e-mail

Quando o contato é criado por e-mail, o contato já está estabelecido. Portanto, faz sentido iniciar o status de 'Contatado'. Podemos fazer uso do campo source aqui. Quando um contato é criado por e-mail, o status é definido automaticamente como Contatado 

Para definir o fluxo de trabalho:

Aplicar WorkflowTo: Contatos

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho: 

Executar: quando o registro é criado

Executar Uma Vez

Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: a origem está no e-mail 

Quais ações devem ser executadas: Atualizar propriedade do contato: Status = 'Contactado'



Cenário 4 - Crie um fluxo de trabalho para atribuir todos os contatos não atribuídos às operações de vendas 

Todos os contatos são atribuídos aos respectivos representantes de vendas usando territórios, mas pode haver um ou dois casos em que o contato permanece não atribuído. Esses podem ser contatos importantes que falham. Você pode atribuir os contatos ao seu representante de operações de vendas para que ele possa atribuir o contato corretamente.


Para definir o fluxo de trabalho:

Aplicar WorkflowTo: Contatos

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho: 

Executar: semanalmente na segunda-feira às 9h

Executar: várias vezes

Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: Proprietário de vendas está vazio 

Quais ações devem ser executadas: Atualizar a propriedade do contato: Proprietário de vendas = Escolha o nome do usuário ou proprietário de vendas


Cenário 5 - Atualizar o país da conta quando o país do contato mudar

Você pode usar a atualização feita em um campo para aplicar em outro campo também. Digamos que, se você estiver atualizando o país de contato, também poderá usar o valor para atualizar o país da sua conta. Isso pode ser feito usando o campo de país em contatos como um campo de referência para atualizar o campo de conta. Portanto, sempre que o fluxo de trabalho é acionado para o registro específico, o campo do país na conta é atualizado para o campo do país em contato. 


Para definir o fluxo de trabalho:

Aplicar WorkflowTo: Contatos

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho: 

Executar: Sempre que o registro for criado ou atualizado

Executar: recorrentemente para o mesmo registro.  

Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: O país foi alterado

Quais ações devem ser executadas: atualizar o país principal da conta com o país de contato


Criar uma tarefa

Cenário 1 - Crie um fluxo de trabalho para adicionar um acompanhamento para o representante de vendas se ele não responder ao e-mail do cliente por mais de 3 dias

Às vezes, os representantes de vendas esquecem o acompanhamento do contato quando a atividade dura mais do que alguns dias, por isso é sempre bom lembrá-los de fazer o acompanhamento se não responderem ao contato em 3 dias.


Para definir o fluxo de trabalho:

Aplicar WorkflowTo: Contatos

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho: 

Executar: Todos os dias às 9h

Executar: recorrentemente para o mesmo registro

Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: Modo do último contato = E-mail recebido e Hora do último contato é superior a 3 dias atrás

Que Ação(ões) deve(m) ser realizada(s): Criar Tarefa


Cenário 2: Criar acompanhamento para o proprietário do contato se preparar para um compromisso

Se quiser criar uma tarefa para o proprietário se preparar para um próximo compromisso, você pode fazer o mesmo criando um fluxo de trabalho que acione um lembrete de acompanhamento um dia antes do compromisso.


Para definir o fluxo de trabalho:

Aplicar WorkflowTo: Compromisso

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:  

Executar: Sempre que o registro for criado ou atualizado

Executar: Executa recorrentemente para o mesmo registro.  

Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: 

1) A data de início da propriedade do compromisso é em 1 dias

Quais ações devem ser executadas: (i) Criar tarefa de acompanhamento para preparar a nomeação 



Mande emails

Cenário 1: Crie um fluxo de trabalho para enviar um lembrete automático por e-mail aos contatos relacionados a uma transação quando a data de renovação da assinatura estiver próxima.

Os representantes de vendas geralmente se concentram em obter novos negócios. Torna-se difícil acompanhar os negócios existentes. Assim, um lembrete automático por e-mail pode ser enviado aos contatos associados para renovar a assinatura.


Para definir o fluxo de trabalho:

Aplicar WorkflowTo: Negócios

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho: 

Executar: Todos os dias às 12h

Executar Uma Vez

Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: a data de renovação do negócio é em 15 dias

Que Ação(ões) deve(m) ser realizada(s): Enviar e-mail para contatos relacionados



Cenário 2 :  Enviar e-mail de acompanhamento ao proprietário do contato quando uma tarefa de demonstração estiver atrasada 

Para lembrar o proprietário de um contato sobre uma demonstração atrasada, crie um fluxo de trabalho que acione um lembrete de acompanhamento quando faltar menos de um dia para a data de vencimento.


Para definir o fluxo de trabalho:

Aplicar WorkflowTo: Tarefa

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:  

Executar: Sempre que o registro for criado ou atualizado

Executar: recorrentemente para o mesmo registro.  

Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: 

1) O título da propriedade da tarefa está em demonstração

(E)

2) Propriedade da tarefa relacionada a está em contato

(E)

3) A data de vencimento da propriedade da tarefa é em 0 dias


Que ação(ões) deve(m) ser executada(s): Enviar e-mail ao proprietário de vendas


Cenário 3: enviar saudações de aniversário para contatos todos os anos

Se você deseja enviar saudações de aniversário para seus contatos, pode automatizar o mesmo usando fluxos de trabalho. Você pode criar um fluxo de trabalho que acione um email na data de aniversário do contato no ano atual e atualize a data para o próximo ano após o envio do email. Isso pode ser feito atualizando o campo de aniversário em 1 ano.


Para definir o fluxo de trabalho:

Aplicar fluxo de trabalho a: contato

Quando você deseja executar este fluxo de trabalho:  

Executar: Sempre que o registro for criado ou atualizado

Executar: recorrentemente para o mesmo registro.  

Quais condições devem acionar ações de fluxo de trabalho: O aniversário é em 0 dias

Quais ações devem ser executadas: (i) Enviar e-mail de aniversário

(ii) Atualizar o valor relativo do aniversário em 1 ano. 


COMPORTAMENTO DE CAMPO IMPORTANTE A CONSIDERAR PARA O FLUXO DE TRABALHO

  1. Origem  - O campo Origem armazena a origem da criação do contato. Este campo é atualizado automaticamente com base no canal, por exemplo, se o contato for criado por e-mail, a fonte será atualizada automaticamente para e-mail. Você pode executar várias ações de fluxo de trabalho com base na origem.

  1. Modo do último contato  e  hora do último contato  - O modo e a hora do último contato armazenam as atividades realizadas para contatar o contato. Essas atividades podem ser um gatilho comum para realizar algumas ações.



  1. Tipo de última atividade  e  Data da última atividade  - Esses campos armazenam as atividades realizadas pelo contato. Essas atividades podem ser um gatilho comum para realizar algumas ações.


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